В проектной компании была традиция: по понедельникам общая планерка на 2 часа. Собирались все — от стажеров до директора. Говорили о планах, проблемах, новостях. Сотрудники ненавидели понедельники, потому что 2 часа жизни пролетали впустую. Но считали, что «так надо» 🏢
Один менеджер решил посчитать: на планерке присутствуют 20 человек. 2 часа × 20 = 40 человеко-часов. Это 5 рабочих дней. Целая рабочая неделя команды уходит на одно совещание. Каждую неделю. 20 рабочих дней в месяц. Месяц работы команды в год просто сидят на планерке, которая ничего не решает 📊
Он предложил ввести правило: «Нет повестки — нет совещания». Если ты хочешь собрать людей, ты обязан разослать повестку за день: тема, вопросы, ожидаемый результат, кто нужен. Если повестки нет — совещание отменяется. Сотрудники сначала обрадовались, потом испугались: «А вдруг что-то важное пропустим?» 📝
Первые две недели отменили 50% совещаний — потому что никто не мог написать внятную повестку. Оказалось, что без них всё работало. Срочные вопросы решались звонком за 5 минут. Важные — в рабочем порядке. Остальное — болтовня, которая никому не нужна 🗣
Через месяц совещаний стало в 3 раза меньше. Оставшиеся стали короче в 2 раза — потому что с повесткой не отвлекаются, не перескакивают с темы на тему, не ждут, пока «соберутся с мыслями». Экономия времени — 200 человеко-часов в месяц. Два с половиной рабочих дня команды. Месяц в год. Которые раньше просто сидели и слушали, а теперь работают 💪
Оказывается, совещание без повестки — это не совещание, а посиделки. Хотите посидеть и поговорить — идите в кафе. А на работе каждая минута должна работать на результат. Если вы не можете за 5 минут написать, зачем вы собираете людей, — может, не надо их собирать? 🤔